Hướng dẫn để bảo vệ dữ liệu, tài liệu, email…khi làm việc tại nhà

Hướng dẫn để bảo vệ dữ liệu, tài liệu, email…khi làm việc tại nhà

Trong hướng dẫn này, Chuyên trang Microsoft sẽ chỉ cho bạn cách để bảo vệ dữ liệu, các tài liệu, email của mình và hơn thế nữa cho làm việc an toàn tại nhà.

  1. Bảo vệ các tệp và thư mục trên Windows 10 bằng mã hóa
  2. Bảo vệ email bằng mã hóa S / MIME trên Outlook
  3. Bật và sử dụng Bitlocker trên Windows 10 Pro.
  4. Mật khẩu bảo vệ tài liệu Office 365 trong Windows 10
  5. Mật khẩu bảo vệ sổ ghi chép OneNote trong Windows 10

Làm việc tại nhà trong khủng hoảng coronavirus đồng nghĩa không gian và kết nối nơi bạn ngồi sẽ ít an toàn đi. Bên cạnh đó, thời gian đại dịch cũng là thời điểm tấn công mạng và rủi ro online tăng cao. Bạn sẽ không muốn người khác truy cập vào các tệp công việc, truy cập vào một số nội dung nhất định trên máy tính. Thậm chí là đánh cắp danh tính, mạng xã hội, tài khoản email.

Bảo vệ máy tính
Bảo vệ máy tính của bạn rất quan trọng khi làm việc tại nhả

Bảo vệ dữ liệu của bạn bằng mật khẩu hoặc Windows Hello khi mở khóa máy tính là một cách để bảo vệ công việc. Nhưng, nếu bạn muốn còn hơn điều đó thì sao? Trong hướng dẫn này, chuyên trang Microsoft sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể bảo vệ dữ liệu, gồm các tệp, email của mình và hơn thế nữa để bạn có thể làm việc an toàn tại nhà.

Mẹo 1: Bảo vệ dữ liệu trên tập tin, email

Mẹo đầu tiên rõ ràng nhất là bảo vệ các tệp và thư mục trong Windows 10. Đây là một tính năng Windows tích hợp liên quan đến khóa mã hóa vào tài khoản của bạn. Và nếu bất kỳ ai cố gắng truy cập tập tin, nội dung sẽ không thể đọc được.

Để thực hiện việc này, bạn thực hiện theo trình tự sau: Mở File Explorer và tệp hoặc thư mục bạn muốn bảo vệ. Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Properties và chọn mục Advanced ở dưới cùng.

Bảo vệ máy tính
Mã hóa tập tin hay thư mục của bạn

Cửa sổ mới bật lên, bạn sẽ thấy một hộp kiểm có nội dung: “Encrypt contents to secure data.“. Tích vào đó và nhấn OK. Sau đó, tiếp tục nhấp vào Apply.

Mã hóa tập tin

Làm theo chỉ dẫn nào trên màn hình và chọn Windows will encrypt the file or folder. Và khi hoàn tất, hãy nhấp vào thông báo mã hóa Trung tâm thông báo (Action Center). Bạn cần lưu ý khóa mã hóa để có quyền truy cập vào các tập tin của bạn.

Bảo vệ máy tính

Mẹo 2: Mã hóa email trong Outlook

Mật khẩu bảo vệ tập tin của bạn là điều tốt. Nhưng để thực sự an toàn, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ email trong Outlook. Với tính năng này, nội dung của email được chuyển đổi từ văn bản có thể đọc thành văn bản được mã hóa. Chỉ người nhận có khóa riêng khớp với khóa chung được sử dụng mã hóa email mới có thể đọc email đúng cách.

Mã hóa email
Mã hóa email trong Outlook trước khi gửi đi

Outlook hỗ trợ hai loại mã hóa, mã hóa S / MIMEMã hóa tin nhắn Office 365. Mã hóa S / MIME được hầu hết các ứng dụng email (trừ Outlook) hỗ trợ và Mã hóa tin nhắn Office 365 chỉ được hỗ trợ bởi Mã hóa tin nhắn Office 365, được bao gồm trong giấy phép Office 365 Enterprise E3.

Hướng dẫn của chúng tôi sẽ đề cập đến mã hóa S / MIME, vì đây là tiêu chuẩn nhất. Bạn thực hiện theo từng bước dưới đây:

  • Khởi chạy Outlook 2016 hoặc 2019, click vào File trên thanh ribbon
  • Chọn Options, chọn tiếp Trust Center, rồi Trust Center Settings
  • Click Email Security bên trái
  • Bên dưới Encrypted email, chọn Settings.
  • Bên dưới Certificates and Algorithms, click Choose và chọn chứng nhận S/MIME certificate.
  • Chọn OK.

Với tính năng được bật, giờ đây bạn có thể mã hóa email của mình. Bạn làm điều này bằng cách viết email như bình thường, sau đó nhấp vào tab Options, sau đó là encrypt và tiếp đến là encrypt with S/MIME. Giờ bạn gửi email như bình thường.

Mẹo 3: Bật mã hóa Bitlocker trên Windows 10 Pro

Bên canh bảo vệ các tập tin hoặc email bằng mật khẩu, bạn còn có thể mã hóa toàn bộ máy tính của mình bằng tính năng Bitlocker trên Windows 10 Pro. Bitlocker ngăn dữ liệu riêng tư của bạn rơi vào tay ai khác nếu ai đó cố gắng truy cập (hoặc xóa thiết bị của bạn) mà bạn không cần vào mật khẩu và đăng nhập vào Windows.

Bitlocker
Mã hóa phân vùng hay ổ cứng với Bitlocker trên Windows 10 Pro

Nếu máy tính đã được mã hóa bằng Bitlocker, nếu ai đó có ý định xấu cố gắng thực hiện bất kỳ điều nào ở trên, họ sẽ không thể thực hiện. Họ được nhắc về Khóa khôi phục BitlockerBitlocker Recovery Key.

Khóa khôi phục Bitlocker – Bitlocker Recovery Key

Khóa Bitlocker gồm 48 ký tự thường được lưu trữ trực tuyến trên Tài khoản Microsoft của bạn hoặc trên bản in hoặc qua ổ flash USB. Bitlocker chỉ có sẵn trong Windows 10 Pro và chỉ trên các thiết bị có chip TPM, nhưng hầu hết các PC Windows hiện đại nên có. Nếu cần tìm khóa khôi phục Bitlocker, bạn tham khảo tại đây.

Bitlocker thường được bật theo mặc định. Bạn có thể biết nếu nó được bật bằng cách mở File Explorer và nhấp vào thanh bên có ghi This PC. Nếu bạn thấy ổ khóa trên đầu ổ đĩa Local C, thì điều đó có nghĩa là nó đã được Bitlocker bảo vệ.

Nếu không, bạn có thể bật nó bằng cách làm như sau:

  • Mở Control Panel bằng tìm kiếm trên Windows 10
  • Click System and Security
  • Click Bitlocker Drive Encryption 
  • Chọn ổ đĩa bạn muốn bật Bitlocker và chọn Turn on BitLocker
  • Chọn cách bạn muốn lưu khóa khôi phục Bitlocker: Microsoft Account, File, hoặc bản in của Khóa.
  • Chọn cách bạn muốn kiểm tra máy tính của mình, không gian đĩa đã sử dụng hoặc toàn bộ không gian đĩa
  • Chọn một loại mã hóa.
  • Đảm bảo tùy chọn Run BitLocker system check và sau đó khởi động lại
  • Khi khởi động lại, BitLocker sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mã hóa để mở khóa ổ đĩa. Nhập mật khẩu và nhấn Enter.

Khi bạn thiết lập Bitlocker, có thể mất vài giờ để thiết bị của bạn được mã hóa hoàn toàn. Bạn sẽ không bao giờ bị nhắc nhập lại khóa trừ khi trong các tình huống trên. Tuy nhiên, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn lưu khóa.

Nếu bạn mất khóa, bạn có thể mất quyền truy cập vào tất cả các tệp của mình. Nếu muốn khôi phục cũng rất khó khăn.

Mẹo 4: Mật khẩu bảo vệ tài liệu Office 365

Một cách khác nữa để bạn bảo vệ tài liệu Office của mình là đặt mật khẩu cho tài liệu. Đây là những cách làm phổ biến đối với hầu hết mọi người. Và giúp đảm bảo tài liệu không bị khai thác bởi người khác. Bạn có thể bảo vệ tài liệu Word, PowerPoint và Excel chỉ trong vài bước.

Trong Microsoft Word, hay Excel, bạn có thể thực hiện các bước tương tự nhau:

Bảo vệ máy tính
Đặt mật khẩu cho tài liệu Office
  • Mở 1 file Excel, hoặc Microsoft Word.
  • Từ File, chọn Info
  • Chọn tiếp Protect Document
  • Từ danh sách hiện ra, chọn Encrypt with Passwood để đặt mật khẩu.
Bảo vệ tài liệu Office
Đặt mật khẩu trên tài liệu Office

Bạn nhập mật khẩu 2 lần để xác nhận. Từ các lần mở sau, tài liệu Office sẽ yêu cầu nhập mật khẩu để có thể mở.

Để gỡ mật khẩu, cùng với các bước tương tự, chỉ khác là bạn để mật khẩu trắng.

Mẹo 5: Mật khẩu bảo vệ cho sổ ghi chú OneNote

Ngoài Word, Excel và PowerPoint, bạn cũng có thể bảo vệ các phần trong sổ ghi chép OneNote. Đây là một cách để đảm bảo rằng các ghi chú của bạn không có ai can thiệp vào.

Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này trong Windows 10 bằng ứng dụng OneNote. Ứng dụng được tải xuống qua Microsoft Store, không phải OneNote 2016). Để bắt đầu, bạn nhấp đúp vào tên của sổ ghi chép trong thanh bên để mở. Sau đó, nhấp chuột phải vào phần tùy chọn có Password Protection. Đặt mật khẩu để hoàn tất.

Tổng kết

Trên đây là 5 cách giúp bạn bảo vệ máy tính, bảo vệ dữ liệu của mình. Dù đó là tài liệu, hay email, dữ liệu. Chuyên Trang Microsoft còn có các hướng dẫn khác để bạn khai thác tính năng tuyệt vời trên Windows 10 và Office.

Related Post

One Comment

Gửi phản hồi

%d bloggers like this: