Trong quá trình làm việc, có những công việc lặp đi lặp lại, theo quy tắc hay quy trình chung. Để tiết kiệm thời gian thực hiện những công việc như vậy, Microsoft Flow là giải pháp tuyệt vời dành cho bạn.

Microsoft Flow là gì?

Microsoft Flow là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc, kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau để tự động hóa các tác vụ. MS Flow tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ hiện có của Microsoft (Office 365), cũng như các ứng dụng khác tại nơi làm việc để tự động hóa các tác vụ nhằm tăng năng suất của bạn.

Microsoft đã tạo Flow để “Tạo quy trình làm việc tự động giữa các ứng dụng và dịch vụ yêu thích của bạn để nhận thông báo, đồng bộ hóa tệp, thu thập dữ liệu và hơn thế nữa”.

Làm sao để bắt đầu với Microsoft Flow?

3 bước để bạn có thể bắt đầu sử dụng Flow:

• Đăng ký tài khoản trên trang web Microsoft Flow.
• Duyệt các mẫu Flow
• Chọn một mẫu và sửa đổi nó phù hợp theo nhu cầu của bạn

Làm sao để sử dụng Microsoft Flow?

MS Flow là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365, Office 365 và Dynamics 365. Nếu bạn không đăng ký bất kỳ dịch vụ nào của Microsoft, bạn vẫn có thể sử dụng Microsoft Flow miễn phí. Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt web và tài khoản Microsoft.

Hiện tại, Flow từ Microsoft hỗ trợ tất cả các phiên bản Microsoft Edge, cũng như các trình duyệt khác, bao gồm Chrome và Safari. Dưới đây, một hướng dẫn bằng video nhanh để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách một Flow hoạt động.

Các mẫu Flow Templates

Nhiều nhiệm vụ cấp bách cần thiết được thực hiện hàng ngày. Các mẫu Flow Templates giúp bạn xử lý các tác vụ đó. Bằng cách sử dụng Flow, bạn thực hiện chúng một cách tự động đồng thời tiết kiệm thời gian trong quy trình.

Ví dụ: Flow tự động thông báo cho bạn trên Slack khi sếp gửi email cho tài khoản Gmail của bạn. Các Flow Templates được xác định trước sử dụng cho các quy trình chung. Tất cả Flow Templates được giải thích trong kho MS Flow và có sẵn cho tất cả người dùng.

Trước khi nghĩ tạo một Flow mới, hãy đảm bảo bạn đã tham khảo kho Flow Template.

Tạo 1 Flow từ Flow Template

Tạo một Flow từ một Template rất dễ dàng, miễn là bạn có tài khoản Microsoft Flow. Nếu bạn không có, hãy đăng ký tại đây. Khi bạn có tài khoản, bạn có thể chọn từ bất kỳ mẫu Flow nào hiện có để bắt đầu.

Duyệt qua các mẫu Flow có sẵn sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn về cách Flows hoạt động. Cách Flows có thể giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc của mình. Khi bạn quyết định mẫu Microsoft Flow nào bạn muốn sử dụng, bạn có thể cần sửa đổi ba điều cho Flow:

• Tần suất: chỉ định tần suất bạn muốn Flow chạy.
• Nội dung: Loại nội dung của mẫu Flow.
• Kết nối: Liên kết (các) tài khoản nơi bạn muốn kết nối các dịch vụ.

Khi tạo Flow cho hành động định kỳ, bạn có thể sửa đổi mẫu để hoạt động theo lịch biểu và theo múi giờ của mình. Quy trình công việc email có thể được thay đổi để kích hoạt trong giờ nghỉ, ngày lễ hoặc trong một kỳ nghỉ theo lịch trình.

Những công việc nào có thể áp dụng Flow?

Dưới đây là ba loại quy trình công việc chính bạn có thể tạo bằng Microsoft Flow:

• Tự động hóa (Automated): Flow được thiết kế để chạy tự động, dựa trên sự xuất hiện của một sự kiện. Chẳng hạn như email, chỉnh sửa được thực hiện đối với tệp hoặc thẻ được thêm vào Microsoft Teams.
• Nút (Button): Flow thủ công, chỉ chạy khi nhấp vào nút.
• Lên lịch (Scheduled): Một Flow định kỳ, trong đó bạn chỉ định tần suất của Flow.

Ngoài quy trình công việc tùy chỉnh, Microsoft hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng phổ biến để tăng cường kết nối. Chúng bao gồm các dịch vụ Microsoft, bao gồm Office 365 và Dynamics 365.

Flow cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba phổ biến như Slack, Dropbox, Twitter, v.v. Ngoài ra, Microsoft Flow cũng cho phép các giao thức kết nối khác, bao gồm FTP và RSS, để tích hợp tùy chỉnh hơn nữa.

Giá Microsoft Flow như thế nào?

Hiện tại, Flow từ Microsoft có ba gói sử dụng hàng tháng. Một gói miễn phí và hai gói trả phí hàng tháng.

Gói Flow Free là miễn phí và bạn có thể tạo các luồng không giới hạn. Bạn bị giới hạn ở 750 lần chạy mỗi tháng và kiểm tra 15 phút. Flow Plan 1 cung cấp 3 phút kiểm tra và 4.500 lượt chạy mỗi tháng với giá 5 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Flow Plan 2 cung cấp hầu hết các dịch vụ và tính năng ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.

Đối với người dùng Office 365 và Dynamics 365, người dùng không cần phải trả thêm phí hàng tháng để sử dụng Flow, nhưng chúng bị giới hạn ở một số tính năng. Đăng ký Office 365 và / hoặc Dynamics 365 bao gồm tối đa 2.000 lượt chạy mỗi người dùng mỗi tháng và tần suất lưu lượng tối đa là 5 phút.

Hơn nữa, số lần chạy luồng được tổng hợp trên tất cả người dùng trong phạm vi đăng ký Office 365 hoặc Dynamics 365. Nếu bất kỳ người dùng nào vượt quá số lần chạy bao gồm mỗi tháng cho mỗi người dùng, bạn có thể mua thêm 50.000 lượt chạy với giá thêm $ 40,00 mỗi tháng. Các gói Microsoft Flow chi tiết về các giới hạn về chạy và cấu hình có thể được tìm thấy ở đây.

Các tính năng tăng cường.

Tất nhiên, với gói trả phí, bạn sẽ có thêm nhiều dịch vụ và tính năng. Trong bản cập nhật mới nhất của MS Flow 2019 phát hành wave 2, Microsoft đã thêm AI Builder để theo dõi và tự động hóa Flows cho người dùng trả phí.